Hvordan Næstved Fjernvarme fik styr på deres dokumentation og sparede tid på kundeservice.
Næstved Fjernvarme
Hovedudfordring
Ydelser
Næstved Fjernvarme oplevede, at mangelfuld dokumentation skabte store udfordringer i deres daglige arbejde. Når der opstod klagesager, var det ofte tidskrævende at finde den nødvendige information, og i nogle tilfælde manglede dokumentationen helt.
Dette gav både øget administrativt arbejde og risiko for utilfredse kunder, fordi sagerne tog længere tid at behandle. Derudover manglede medarbejderne og de mange underleverandører et enkelt værktøj til hurtigt at registrere og gemme dokumentation fra opgaver i marken – fx billeder, beskrivelser og statusrapporter – så alt blev samlet ét sted og kunne findes frem igen, når behovet opstod.
Samlet set betød det, at fjernvarmeselskabet brugte for mange ressourcer på klagesager og havde for lidt overblik over den samlede dokumentation.
Løsningen blev en skræddersyet Cadana-app, der håndterer alle sager fra A til Z. Systemet samler både medarbejdere og eksterne leverandører – fra rådgivere til VVS’ere – i én samlet proces.
Arbejdsforløbet er bygget op i klare stadier, hvor hvert trin kræver, at den nødvendige dokumentation er udfyldt, før sagen kan fortsætte. På den måde sikres det, at der aldrig mangler information.
Samtidig sendes der automatisk e-mails til kunden efter hvert gennemført stadie, så kunden hele tiden er opdateret og har fuld gennemsigtighed i processen.
Derudover gemmes alle indlagte billeder med GPS-data, så systemet automatisk opretter et kort i appen, hvor alle billeder kan vises visuelt ud fra, hvor de er taget.
Med Cadana-appen har Næstved Fjernvarme fået fuldt styr på deres dokumentation og sagsstyring.
-
Færre klagesager: Alt arbejde dokumenteres med billeder, beskrivelser og stadiekrav, så der aldrig mangler information.
-
Større gennemsigtighed: Kunden modtager automatisk opdateringer efter hvert stadie og er dermed hele tiden informeret om, hvad der sker.
-
Mindre administration: Processen er standardiseret og digital, hvilket reducerer tid brugt på at finde eller genskabe manglende dokumentation.
-
Bedre overblik: GPS-data fra billederne giver et visuelt kort i appen, hvor alle udførte opgaver kan spores geografisk.
Resultatet er en løsning, der både har styrket kundetilfredsheden, reduceret tidsforbruget på klagesager og givet virksomheden et solidt fundament til at håndtere fremtidige opgaver effektivt og sikkert.
Per Birk Jensen, Driftschef, Næstved Fjernvarme
Indholdsfortegnelse
Øvrige cases
Lad os snakke om jeres udfordringer
Kontakt os i dag for en uforpligtende dialog om jeres behov, og lad os sammen finde den rette løsning