Fra Excel og Word-filer til Gladere borgere
FORS
Hovedudfordring
For FORS var den store udfordring, at de havde mange tusinde husstande i Holbæk og Roskilde, der skulle konverteres fra gas til fjernvarme – en kæmpe opgave, som de stod til at skulle håndtere i Excel- og Word-filer. Det ville kræve enorme mængder mandetimer og samtidig give stor risiko for fejl i både dokumentation og udførelse, hvilket kunne føre til problemer – også i eventuelle senere sager med husejere og underleverandører.
Derudover var en vigtig udfordring, hvordan de skulle kommunikere med den enkelte borger gennem den lange proces og sikre, at borgeren hele tiden var informeret om, hvad der sker, hvorfor det sker, og hvor i forløbet de befinder sig.
Med Cadana Fjernvarme byggede vi en samlet løsning, der dækker hele deres konverteringsproces fra A til Z. I stedet for at holde styr på tusindvis af sager på tværs af Excel-ark, Word-dokumenter og manuelle mailtråde, fik FORS et system, hvor hele flowet er struktureret, styret og dokumenteret fra start til slut. Løsningen er sat op som en tydelig proces med faste stadier, hvor hver sag automatisk bevæger sig fremad, når de nødvendige handlinger og oplysninger er udfyldt. Det betyder, at intet bliver glemt undervejs, og at opgaverne altid lander hos den rigtige medarbejder eller underleverandør på det rigtige tidspunkt. Samtidig sender systemet automatisk e-mails til borgeren ved hvert trin i processen, så de hele tiden ved, hvad der foregår, hvad der er aftalt, og hvad næste skridt er.
I praksis sikrer systemet, at hver enkelt rolle kun ser det, der er relevant for dem, og kun når sagen er på deres stadie. Det giver et mere strømlinet samarbejde mellem interne medarbejdere og underleverandører, fordi alle arbejder i samme proces og efter samme krav. Der bliver samtidig stillet krav til, at dokumentation bliver udfyldt korrekt, før sagen kan sendes videre, hvilket gør det markant sværere at lave fejl. Når man arbejder med mange tusinde adresser, kan selv små fejl ellers hurtigt vokse til store problemer – både økonomisk og i forhold til kundetilfredshed.
En af de helt store gevinster var dokumentationen. I FORS Cadana fjernvarme bliver al dokumentation og alle aftaler automatisk gemt og knyttet til den konkrete adresse og sag. Det giver en stærk historik og sporbarhed, hvis der senere opstår spørgsmål, uenigheder eller opfølgende sager – enten med husejere eller leverandører
Derudover indbyggede vi en bookingplatform, som gjorde det nemt for borgeren selv at booke tid til kundebesøg med de relevante parter. Det fjernede en stor del af den manuelle koordinering, som ellers typisk kræver mange opkald, mails og frem-og-tilbage for at få kalenderen til at gå op. Når borgeren selv kan vælge en tid inden for de rammer, der er sat af organisationen og underleverandørerne, sparer det både tid for medarbejderne og giver en bedre oplevelse for borgeren. Samtidig reducerer det risikoen for
FORS gik fra manuelle Excel- og Word-processer til en samlet, digital løsning i Cadana Fjernvarme. Det gav markant færre fejl, langt bedre dokumentation og et tydeligt overblik over fremdriften på både adresser og områder. Samtidig reducerede bookingplatformen og de automatiske borger-mails den manuelle koordinering og sikrede løbende, professionel kommunikation gennem hele forløbet.
Søren Christiansen FORS
Indholdsfortegnelse
Øvrige cases
Lad os snakke om jeres udfordringer
Kontakt os i dag for en uforpligtende dialog om jeres behov, og lad os sammen finde den rette løsning