Hvordan Vejen Varmeværk fik automatisk kontraktflow og styr på kvalitetssikringen
Vejen Varmeværk
Hovedudfordring
Ydelser
Vejen Varmeværk stod over for en række udfordringer i deres daglige drift. De arbejdede med mange manuelle processer, især når det kom til kontrakter og kvalitetssikring (KS).
Kontrakterne skulle håndteres enkeltvis, ofte via papir eller manuelle dokumenter, hvilket gjorde det tidskrævende at oprette, sende og følge op. Det skabte både risiko for fejl og forsinkelser i kommunikationen med samarbejdspartnere.
Kvalitetssikringsprocessen var heller ikke tilstrækkeligt struktureret. Dokumentationen lå spredt og var svær at samle, hvilket gjorde det vanskeligt at have et klart overblik over, hvad der var gennemført, og hvad der manglede.
Samlet betød det, at Vejen Varmeværk brugte unødvendigt mange ressourcer på administration, samtidig med at ledelsen manglede det fulde indblik i status på både kontrakter og KS.
Vi løste udfordringerne ved at sætte Vejen Varmeværks ønskede sagsflow op i en Cadana-app. Hele processen blev digitaliseret og samlet i ét system, så medarbejderne nu arbejder i et struktureret og brugervenligt flow.
Det første skridt er udfyldelse af kontrakten, hvor kundedata og de relevante bilag automatisk genereres. Systemet sørger for, at kun de bilag, der er relevante for den enkelte sag, følger med – hvilket sparer tid og minimerer fejl. Når kontrakten er godkendt af kunden, starter kvalitetssikringen.
Her kan underleverandører nemt tage billeder direkte i appen, tegne markeringer på dem og udfylde rapporter med ja/nej-felter, tekstfelter, strengefelter og adressefelter. Alt dette samles via vores app’s PDF-funktion, der automatisk genererer overskuelige rapporter, som både kunden og underleverandørerne kan læse og forstå.
Under hele processen holdes kunden automatisk opdateret via e-mails, så de altid ved, hvad næste skridt er.
Under udviklingen tilføjede vi desuden ekstra funktioner til Vejen Varmeværk, så de nu også kan håndtere gadeledninger, flyverstik og småopgaver direkte i Cadana
Implementeringen af Cadenas løsning har givet Vejen Varmeværk et fuldt digitalt og strømlinet sagsflow. Hvor der tidligere var tunge, manuelle processer og risiko for fejl, har de nu en automatiseret arbejdsgang, der giver både overblik og tryghed.
-
Automatisk kontraktflow: Kontrakter og bilag genereres automatisk og sendes direkte til kunden for godkendelse.
-
Effektiv kvalitetssikring: Underleverandører kan dokumentere arbejdet med billeder, markeringer og rapportfelter, så ledelsen altid har et klart overblik.
-
Overskuelige rapporter: Med Cadanas PDF-funktion bliver alt samlet i rapporter, som både kunder og underleverandører nemt kan læse og forstå.
-
Løbende kundekommunikation: Kunden holdes hele tiden opdateret med automatiske e-mails, så de altid ved, hvor sagen står.
-
Udvidet funktionalitet: Gadeledninger, flyverstik og småopgaver håndteres nu også i systemet, så alle opgaver er samlet ét sted.
Resultatet er et fleksibelt og skalerbart system, der gør hverdagen lettere for både medarbejdere, underleverandører og kunder – og som samtidig sikrer, at Vejen Varmeværk altid har styr på kontrakter, KS og opgaver.
Casper, Projektleder Vejen Varmeværk
Indholdsfortegnelse
Øvrige cases
Lad os snakke om jeres udfordringer
Kontakt os i dag for en uforpligtende dialog om jeres behov, og lad os sammen finde den rette løsning